Как выбрать систему автоматизации

Как бы шаблонно это не звучало, но выбор автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) — дело ответственное. И на это есть несколько причин.

Во-первых, АСУП обычно приобретаются на достаточно долгий срок (среднее время «жизни» АСУП — около 10 лет, но это не предел — во многих компаниях используются системы с гораздо большим «стажем» работы, правда, и обрастающими за это время новыми возможностями).

Во-вторых, чтобы система автоматизации приносила ожидаемый эффект, она должна соответствовать данному предприятию — его возможностям, уровню развития и т.д. (много ли пользы принесет вам одежда на пять размеров большая, чем нужно? Имеет ли смысл покупать дорогостоящий профессиональный инструмент, которым вы воспользуетесь раз в жизни? Так и здесь — АСУП должна быть предприятию «впору»).

Наконец, стоимостьсистемы автоматизации для крупного и среднего предприятия не так уж и мала.

Иначе говоря, ошибка при выборе АСУП может обойтись дорого.

Как следствие, все больше предприятий при выборе АСУП обращаются за помощью к специализированным консалтинговым компаниям. Но рынок действительно независимых и высоко профессиональных консалтинговых услуг в СНГ пока только складывается. К тому же даже в случае привлечения консультантов, на предприятии должны быть специалисты, принимающие активное участие в процессе выбора. Ведь консультанты предложат рекомендации, а окончательное решение все равно должно быть принято теми, кому с выбранной АСУП придется жить и работать не один год.

Значит, имеет смысл выяснить, по каким критериям следует выбирать АСУП.
Критерии выбора АСУП

Критериев выбора систем автоматизации, как и многих других достаточно сложных и дорогих товаров (например, автомобилей), существует, конечно же, много. Какие-то из них крайне важны, какие-то могут отражать очень индивидуальные потребности. В подобных ситуациях следует во многом ориентироваться на «здравый смысл», а также иметь в виду некоторые ключевые моменты, носящие специальный характер.

Выбирая систему автоматизации, стоит обратить внимание на следующее:

Что система автоматизации может делать, или какова ее функциональность.
Во что обойдется приобретение системы, запуск ее в эксплуатацию и поддержание в рабочем состоянии, т.е. какова ее совокупная стоимость владения (крайне важно знать именно общую стоимость, а не просто цену программного обеспечения).
Есть ли гарантии успешного завершения проекта внедрения и полноценного ввода системы в эксплуатацию (ведь система автоматизации — это целый комплекс сложных работ, а не просто коробка с программами на лазерных дисках!).
Что у системы «внутри» и, следовательно, насколько она надежна, долговечна, производительна, в конце концов, современна.
Какова эффективность и возможные сроки окупаемости системы.

Далеко не последнее значение имеют также
Уровень и качество сервиса в послепродажный период.
Возможность сопровождать и развивать систему силами специалистов вашего предприятия

Наконец, поскольку «жизнь» у системы автоматизации должна быть достаточно долгая, то —
Каковы перспективы системы, будет ли она развиваться и поддерживаться поставщиком в будущем.

Рассмотрим некоторые из этих критериев подробнее.
Функциональность

Функциональность — это то, ради чего собственно АСУП обычно и приобретают. Это та польза, те возможности, которые она предоставляет.

Поэтому если в системе нет важных для вашего предприятия функций и они не могут быть добавлены в разумные сроки (посредством настроек или относительно небольшого допрограммирования) — то и говорить не о чем, данная система предприятию не подходит.

Гораздо сложнее, когда формально система может «все».

Реальные потребности предприятия

В такой ситуации разумно начать с самого предприятия, а не с АСУП. Иначе говоря, выяснить, что же реально нужно предприятию.

По большому счету, предприятию необходимо все, что содержат современные АСУП (за очевидными исключениями — например, супермаркету вряд ли пригодятся модули управления сборочным производством). Но ведь из того, что человеку в его жизни требуются много разных вещей, не покупают же их все сразу при его рождении! (в конце концов, это просто рискованно — когда дитя вырастет, будет ли оно носить то, что купили ему родители десять лет назад?).

Определить реальные потребности предприятия в автоматизации — дело не такое простое. Очень хорошо, если на предприятии разработан план развития на несколько лет вперед, в котором определена роль информационных технологий и описана последовательность создания корпоративной автоматизированной системы управления. Такой продуманный подход дает наибольшую отдачу, существенно снижает риск выбрать «не ту» АСУП и избежать проблем так называемой «лоскутной» автоматизации*. При этом в качестве первоочередных задач может рассматриваться автоматизация наиболее критичных на данном этапе видов деятельности («узких» мест, от которых существенно зависит жизнь предприятия) или наиболее трудоемких при обработке традиционным способом (среди последних — например, бухгалтерский и налоговый учет, бюджетирование, расчет зарплаты, и др.).

Функциональность для конкретного предприятия

Определив потребности предприятия в автоматизации, вернемся к предложениям поставщиков АСУП.

Итак, в системе есть необходимая предприятию функциональность. Изучая рекламные материалы, коммерческие предложения поставщика, документацию, участвуя в презентациях системы или знакомясь с нею на предприятиях, где она уже работает, обратите внимание на следующее.

Ваше предприятие работает в конкретной стране (например, Украине), принадлежит к определенной отрасли, имеет свои индивидуальные особенности. Поэтому стоит задать такие вопросы:

Насколько полно отражено в системе национальное законодательство (например, бухгалтерское, налоговое)? Какие используются методики расчета зарплаты? Соответствует ли порядок выполнения операций принятому на предприятиях данного типа? На каком языке приведены команды, написана документация? Понятна ли документация пользователям? Работает ли система на других отечественных предприятиях и какие отзывы?
Как учтены (или могут быть учтены) отраслевые особенности? Есть ли опыт применения в отрасли и каковы примеры?
Каким образом может быть учтена специфика конкретного предприятия?
Может ли система работать с территориально распределенными предприятиями (это важно для корпораций, холдингов, сетей филиалов, структур с удаленными подразделениями)? Если да, то возможна ли такая работа на характерных для СНГ слабых каналах связи?
Интегрируется ли система с другими системами управления?

Говоря о возможностях учета тех или иных особенностей, важно понять, как это делается практически в системе. Существует несколько основных вариантов:

особенности уже учтены в системе и ничего делать не нужно;
систему можно настроить посредством установления значений тех или иных параметров, что доступно прямо из программы;
наконец, систему можно доработать на уровне исходного кода (допрограммировать с помощью специального или универсального языка программирования).

И мировая, и отечественная практика показывает, что системы для крупных и средних предприятий реально внедряются с применением всех этих подходов. Другое дело, в каком соотношении они используются в системе. Крайности здесь нежелательны — например, настройка тысяч, а то и десятков тысяч параметров дело непростое и достаточно дорогое (из-за «цены» соответствующих специалистов), а допрограммирование и перепрограммирование всякой мелочи означает необходимость иметь специализированных программистов или постоянно обращаться к разработчику (если последний работает с Заказчиком напрямую, это еще не является проблемой, но если речь идет о цепочке дилеров и прочих посредников, то ситуация становится сложнее).

Опыт многих компаний показывает, что, по-видимому, оптимальным является «золотое правило»: около 60 % — вес настроек, а остальное (примерно 40 %) — доработка. Но не стоит к этому правилу относится слишком прямолинейно — предприятия с мощными ИТ-отделами могут предпочесть и другое соотношение (например, в пользу программирования, что дает дополнительные возможности самостоятельного развития системы. Правда, этим тоже не стоит увлекаться — программирование полностью уникального варианта системы чревато возможными сложностями при переносе наработанного в новые версии программы (в случае поставки их компанией-разработчиком)).
ERP-системы и специализированные пакеты

До недавнего времени исчерпывающей функциональностью в области автоматизации управления предприятиями обладали ERP-системы, особенно крупные.

Но, как говорил Козьма Прутков, «нельзя объять необъятное». И жизнь развивается сегодня быстрее, чем успевают за ней даже самые крупные ERP-системы. Точнее, именно им бывает труднее всего среагировать на перемены (недаром некоторые специалисты порой сравнивают их с неповоротливыми, тяжелыми, грозящими рухнуть под собственной тяжестью монстрами!).

Поэтому в последнее время все более популярны специализированные системы, автоматизирующие отдельные направления деятельности предприятий — например, управление цепочками поставок (SCM), управление отношениями с клиентами (CRM), управление персоналом, управление основными средствами и ремонтными работами (ТОиР), управление документооборотом и т.д.

Стоит отметить, что современные специализированные решения — это не возврат к «лоскутной» автоматизации. Теперь это все больше напоминает детский конструктор или, лучше сказать, современные персональные компьютеры. Действительно, отдельные их комплектующие поставляются разными производителями, но при этом они совместимы друг с другом. И заказчик имеет возможность «собрать» полностью индивидуальную и реально необходимую для него конфигурацию.

В настоящее время мировой тенденцией построения корпоративных интегрированных систем автоматизации управления предприятием является создание EAS-комплексов (EAS — Enterprise Application Suite — буквально: набор приложений предприятия, или интегрированные системы управления предприятием). Такой подход позволяет максимально эффективно использовать возможности как учетных систем (ERP, системы финансово-эконо-мического управления, бухгалтерские программы), так и управленческих аналитических (OLAP) систем (системы для планирования и бюджетирования, системы управления знаниями, хранилища данных) и других уже упомянутых выше специализированных пакетов.

Готовность предприятия к автоматизации

При анализе потребностей предприятия и формировании требований к функциональности системы важно обратить внимание на уровень готовности предприятия к автоматизации.

Проведенные журналом «Эксперт» исследования российского рынка показали, что среди основных причин неудач проектов по автоматизации управления предприятием не менее 69 % можно отнести к неготовности предприятий к внедрению современных информационных систем (неготовность предприятия к изменениям — 12 %, отсутствие четких целей проекта — 17 %, невнимание руководства к проекту — 40 %).

Здесь нужен трезвый подход, а не соображения мнимого престижа. Престижно, когда система, на которую потратили немалые средства, работает и дает отдачу. И не престижно, когда купили, «покрутили» немного и положили на полку до лучших времен (т.е. навсегда) — и стыдно теперь сказать, что не осилили. Если ваше предприятие не имеет практического опыта комплексной автоматизации или находится в начале этого пути, если есть еще много проблем в организации управления и производственного процесса, то это нужно обязательно учитывать. Здравый смысл здесь необходим, как нигде — ведь не ставите же вы перед школьником задачу написать докторскую диссертацию! (хотя пройдет немного времени, и докторская может оказаться этому школьнику вполне по плечу)

Проблема может состоять в том, КАК оценить уровень готовности.

Когда вы решаете внести в свою жизнь достаточно серьезные изменения (бросить курить, начать бегать по утрам, кардинально поменять работу), то правильно было бы предварительно проконсультироваться со специалистом — врачом, профессионалом в новом для вас виде деятельности и т.д. При оценке степени готовности предприятия к автоматизации в качестве такого специалиста выступают консалтинговые компании. Проведя аудит бизнес-процессов вашего предприятия, они могут выявить достаточно полную картину и предложить рекомендации по дальнейшим шагам.

В случае, если вы решили прибегнуть к помощи профессиональных консультантов, стоит иметь в виду следующие моменты.

Сообщите консультантам сразу, что вам нужны:

а) максимально объективная и откровенная информация;

б) краткая, понятная сводка важнейших результатов аудита и рекомендаций.

Последнее необходимо, чтобы вместо вразумительных и четких выводов вам не предложили только красивый и толстый том, написанный на профессиональной терминологии системных аналитиков. Нет, появление такого тома важно — из него можно почерпнуть большое количество деталей, подробностей, описание примененных методик и т.д. Но эти моменты ценны в первую очередь для самого консультанта — во многом это его сводный рабочий документ. Описание примененных методик, глубина охвата фактического материала важны и для вас. Но на приеме у врача все-таки основным является диагноз. Диагноз должен быть на первом месте и здесь.

Что же касается объективности и откровенности, то они невозможны без поддержки процесса обследования со стороны высшего руководства вашего предприятия. Дело в том, что на каждом предприятии у ряда сотрудников (на всех уровнях) есть свои «тайны», которыми они не спешат поделиться, тем более с посторонними людьми (по многим причинам — потому что так спокойнее, потому что, например, возможность придержать документ (в ущерб оперативности и качеству!) составляет основу «авторитета» данной должности, потому что какие-то действия являются административно или даже уголовно наказуемы и т.д.).

Конечно, опытный консультант понимает больше, чем ему говорят в процессе обследования. Но и вам имеет смысл продемонстрировать, что вы хотите получить объективный анализ.

Аудит текущего положения предприятия и оценку степени его готовности к автоматизации можно провести и собственными силами. Достоинства привлечения внешних организаций состоят в том, что будучи сторонними, они и видят картину со стороны — у них глаз еще «не замылен». Кроме того, они не заинтересованы в сокрытии тех или иных неприглядных моментов. Наконец, и это самое главное, имея опыт работы со многими предприятиями и наработанные методики анализа, они могут выявить негативные процессы еще на стадии начального формирования, предложить проверенные, доказавшие свою объективность и эффективность рекомендации.